O QUE FAZER?

1. APURAÇÃO DE IRREGULARIDADES ADMINISTRATIVAS (EB10-N-13.007) - (Portaria nº 1.324-Cmt Ex, de 4 OUT 17)

a. Cadastrar os processos de danos ao Erário no Sistema de Acompanhamento de Danos ao Erário (SISADE);

b. Quando ocorrerem indícios de prejuízo à Fazenda Nacional, o Cmt, Ch ou Dir da OM deverá instaurar uma sindicância e/ou, conforme o caso, um Inquérito Policial Militar (IPM),  e informar a sua ICFEx de vinculação, mediante o registro no Sistema de Acompanhamento de Dano ao Erário (SISADE) da portaria de instauração da sindicância ou do IPM, da matriz de responsabilização, do relatório e da solução da sindicância, do demonstrativo financeiro de débito e todos os demais fatos e atos decorrentes da apuração;

c. O encarregado da sindicância ou IPM poderá solicitar orientação a sua ICFEx de vinculação;

d. Os prejuízos ou danos causados à União deverão ser indenizados;

e. Além da Portaria nº 1.324/2017 - Cmt Ex (EB10-N-13.007), a UG deverá observar as orientações contidas nos documentos a seguir:

- Parecer nº 048/AJ/SEF, de 13 Ago 2009;

- Memória nº 09-A2.2 09 DEZ 2016 - GabCmtEx (Dívida Ativa da União);

- Of nº 359/A1-SEF 20 OUT 2009;

- Of nº 132-A2/GabCmtEx, de 13 Dez 2006 (saque indevido); e

- DIEx nº 15-Asse1/SSEF - CIRCULAR, de 19 FEV 2013. 

f. Determinar que o responsável seja notificado para que recolha, no prazo de 15 (quinze) dias, o valor do prejuízo a ele imputado;

g. Imputar, efetivamente, a responsabilidade pelos danos causados àqueles que, por suas ações ou omissões, deram-lhe causa;

h. O acompanhamento por intermédio do SISADE deverá ser atualizado de forma frequente até o completo desfecho dos procedimentos de apuração, do ressarcimento total do débito, da efetiva inscrição em dívida ativa ou da imputação do prejuízo à União, independentemente da movimentação de seu responsável, de sua transferência para a inatividade ou de sua exclusão do serviço ativo;

i. Acompanhar a inscrição na Dívida Ativa da União e tomar as providências para a instauração de TCE (para valores iguais ou superiores a R$ 100.000,00), quando o responsável pelos danos se recusar a ressarcir ao Erário;

j. Os prejuízos à União passíveis de ressarcimento ao Fundo do Exército deverão ser lançados no módulo “Danos ao Erário” do sistema de Informações Gerenciais e Acompanhamento Orçamentário (SIGA), conforme Mensagem SIAFI 1111318 e 1461468, de 08 AGO 11 e 18 OUT 11, respectivamente; e

2. SUPRIMENTOS DE FUNDOS (Portaria nº 2.039-MD, de 14 AGO 14 e Portaria nº 012-SEF, de 16 JUN 08)

a. A realização de despesas com suprimentos de fundos deverá ocorrer por intermédio do cartão de pagamento do governo federal (CPGF), entretanto, para sacar em espécie, é necessário que o recurso esteja na vinculação 412, exclusivamente; e não é possível para saques de recursos provenientes de outros órgãos (Destaques);

b. Na impossibilidade, devidamente justificada, de uso do CPGF, a conta corrente tipo “B” poderá ser utilizada como instrumento de pagamento de despesas com suprimentos de fundos;

c. A concessão de suprimentos de fundos está limitada para a aquisição de materiais e serviços a R$ 8.000,00, utilizando o CPGF, e R$ 4.000,00 utilizando conta tipo “B”, ressaltando-se que acima desses limites só com autorização da SEF;

d. O prazo de aplicação é de 90 (noventa) dias e o prazo de comprovação é de 30 (trinta) dias após a aplicação. No fim do exercício financeiro, deve-se observar o prazo definido pela macrofunção 020318 – ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO;

e. é vedada a concessão de suprimento de fundos para a aquisição de material permanente, bens ou serviços que sejam adquiridos de forma continuada, bens ou serviços para os quais existam contratos de fornecimento e assinaturas de livros, revistas, jornais ou periódicos; e

f. Não é permitido conceder suprimentos de fundos a militar ou servidor que:

- seja responsável por dois suprimentos;

- não tenha comprovado sua aplicação, depois de esgotado o prazo previsto;

- esteja respondendo inquérito;

- seja responsável pelo uso ou guarda de material a adquirir;

- observar a mensagem comunica nº 2008/1026271, de 10 SET 08, do Diretor de Gestão Orçamentária, que trata de vencimento de fatura de cartão de crédito corporativo.

ATENÇÃO!!!

DIEx Nº370-ASSE2/SSEF/SEF - CIRCULAR de 20 SET 18

Novos limites de licitação, suprimento de fundos e para descarga de material, no contexto da publicação do Decreto nº 9.412, de 18 JUN 18, que atualizou os valores das modalidades de licitação de que tratam os incisos I e II, do Art. 23 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993.

IV  – LIMITES DIVERSOS:

3. CONFORMIDADE DOS REGISTROS DE GESTÃO (Mensagem SIAFI nº 2007/1705176, de 21 DEZ 07, da SEF)

a. O OD deve designar, em Boletim Interno, um militar e seu substituto e capacitá-los para o exercício da função de Encarregado da Conformidade de Registro de Gestão (CRG);

b. Deve, também, relacionar esses militares no Rol de Responsáveis da UG;

c. A missão de Encarregado da CRG é:

- verificar se os atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial foram realizados observando as normas vigentes; e

- verificar a existência de documentação que comprove os atos e fatos citados acima;

d. A conformidade de registro de gestão deverá ser feita em até 03 (três) dias úteis a partir do registro de documentos no SIAFI;

e. Manter o mesmo militar na função de Encarregado da CRG por um período de 2 a 3 anos é recomendável;

f. Encerrar o expediente somente após a confirmação da Conformidade de Registro de Gestão no SIAFI é aconselhável; e

g. O responsável pela Conformidade de Registro de Gestão não deve ter o perfil EXECUTOR.

4. PRESTAÇÃO DE CONTAS MENSAL (Portaria nº 40-SEF, de 02 MAI 2019)

a. O OD deve promover a reunião de prestação de contas mensal até o décimo dia útil do mês subsequente ao considerado;

b. Encaminhar à ICFEx de vinculação, até o décimo quinto dia útil de cada mês, o Relatório de Prestação de Contas Mensal;

c. Incluir no Relatório de Prestação de Contas Mensal informação que julgue importante para esclarecer e retificar atos administrativos, como por exemplo, corrigir dados lançados em documentos eletrônicos (Nota de Empenho, Nota de Lançamento, etc.);

d. Presidir a reunião mensal de prestação de contas, com a participação do:

- Fiscal Administrativo;

- Encarregado do Setor Financeiro;

- Chefe da Seção de Pagamento de Pessoal;

- Encarregado do Setor de Aquisições;

- Encarregado do Setor de Aprovisionamento;

- Encarregado da Conformidade de Registro de Gestão;

- outros agentes, a critério do OD;

e. Analisar as liquidações das despesas com concessionárias de serviços públicos e contratos administrativos;

f. Realizar, sob a coordenação do Gerente de Custos, reunião mensal com a Equipe de Custos da OM (conforme Item 10, do Anexo 10, da Portaria 40-SEF/2019); e

g. Conferir  a conciliação dos saldos das contas patrimoniais entre o SISCOFIS e o SIAFI.

h. Analisar as restrições contábeis recebidas pela ICFEx de vinculação.

5. PAGAMENTO DE PESSOAL

a. O OD deve conferir se o efetivo da OM corresponde ao efetivo pago, confrontando a Relação de Contemplados com a Relação Nominal do Efetivo da Unidade;

b. Verificar se o efetivo variável licenciado foi excluído do sistema de pagamento;

c. Tomar ciência das alterações encontradas nos relatórios de crítica disponibilizados no site do CPEx (http://cpex-intranet.eb.mil.br);

d. Analisar o relatório do Exame de Pagamento e determinar sua publicação em Boletim Interno da OM com o respectivo despacho;

e. Confirmar se as determinações de seu despacho foram cumpridas até o Exame de Pagamento do mês seguinte;

f. Observar que os responsáveis pela geração de direitos devem ser distintos dos que fazem a implantação nos formulários do CPEX (FIP, FAP);

g. Observar que o auxílio transporte é destinado a subsidiar o deslocamento, em transporte coletivo, no trajeto residência-local de trabalho-residência (Portaria nº 098-DGP, DE 31 out 01 e Portaria nº 269-DGP, de 11 DEZ 07);

h. Manter atualizado o endereço indicado na solicitação do benefício de auxílio-transporte e verificar se corresponde com a real situação do militar solicitante. (Ex.: o militar que reside no quartel – “laranjeira” – não pode receber o benefício, como se fizesse o trajeto residência-quartel diariamente);

i. Anular, no mês subsequente, as despesas dos dias que não forem utilizados o auxílio-transporte, como férias, acampamentos, baixa hospitalar, serviços de escala, etc.;

j. Suspender o pagamento dos inativos e pensionistas que não se apresentarem, anualmente, no órgão pagador a que estiverem vinculados;

k. As apresentações de inativos e pensionistas, no caso de impedimento do seu beneficiário, poderá ocorrer em observância, ao art. 19 e 20, da Port nº 82-DGP, de 23 abr 14;

l. Conceder o auxílio pré-escolar a filhos e/ou dependentes a partir do nascimento, até completar 5 (cinco) anos e 11 (onze) meses de idade. Após esse prazo, o benefício deve ser excluído;

m. Publicar em Boletim Interno todos os atos de concessão de diárias para militares da OM, bem como todas as alterações (saques, averbações, descontos e outras) que estejam relacionadas com a atividade de pagamento de pessoal;

n. Atentar para os requisitos legais que amparam a concessão da Compensação Pecuniária para os militares temporários que forem licenciados na modalidade “ex-ofício” por término de prorrogação de serviço;

o. Conferir se a ficha cadastro existente no SIAPPES dos militares da UG que recebem adicional de compensação orgânica estão com as informações corretas relativas ao número de cotas homologadas e se a forma de pagamento, por cotas homologadas ou integral, está de acordo com o Art. 5º do Decreto 4307/02; e

p. Determinar a adoção obrigatória do Índice Remissivo que deverá ser preenchido por todos os militares da ativa e servidores civis, e inserido como a 1ª página na Pasta de Alterações do militar e nos assentamentos do servidor civil.

6. PLANEJAMENTO ADMINISTRATIVO 

O Ordenador de Despesas (OD) deve:

a. Executar o primeiro empenho do ano relativo ao fornecimento de energia elétrica, após a ratificação do processo de DISPENSA de licitação (inciso XXII, do art. 24, da Lei 8.666/93);

b. Executar o primeiro empenho do ano relativo ao fornecimento de água e esgoto, após a ratificação do processo de INEXIGIBILIDADE de licitação (inciso I, do artigo 25, da Lei 8.666/93);

c. Utilizar a modalidade DISPENSA de licitação para os serviços de CORREIO, se o valor anual for inferior a R$ 17.600,00. Acima desse valor, há necessidade do processo de INEXIGIBILIDADE;

d.  Em relação aos contratos administrativos, a execução deve ser fiscalizada e acompanhada por representante da administração designado em BI, de preferência do setor que solicitou o bem ou serviço. Registrar em livro apropriado as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas, falhas ou defeitos observados, devidamente assinaladas pelas partes contratantes (§1º do artigo 67 da Lei 8.666/93);

f. Dar andamento ao processo licitatório, homologar a licitação (somente se o valor for igual ou inferior ao autorizado pela DGO) e informar sobre o registro do contrato no SIASG/SICON, tão logo o contrato seja cadastrado;

g. Providenciar a renovação ou substituição do contrato com a devida antecedência, por ocasião do término de sua vigência, como forma de se evitar que a empresa contratada continue a prestar serviço sem o respaldo legal;

h. Não adquirir material de consumo ou contratar a prestação de serviços com finalidade diferente da prevista na nota de crédito recebida e de acordo com o previsto nas Orientações aos Agentes da Administração (OAA);

I – NOTAS INICIAIS

Contrato, segundo a clássica definição das Institutas de Justiniano: obligatio est juris vinculum, quo necessitate adstringimur alicujus solvendae rei, secudum nostrae civitaris jura (Liv. 3º, Tít. XIII) (a obrigação é um vínculo jurídico que nos obriga a pagar alguma coisa, ou seja, a fazer ou deixar de fazer alguma coisa). De forma simplista, de tempo mais recente e no âmbito do Direito Privado, contrato é o acordo de vontades, capaz de criar, modificar ou extinguir direitos.

No que concerne a contratos administrativos, esta expressão é reservada para designar tão somente os ajustes que a Administração Pública, nessa qualidade, celebra com pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, para a consecução de fins públicos, segundo regime juridico de Direito Público.

Outrossim, destacar que o texto constitucional preceitua que essa mesma Administração Pública obedecerá aos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.

Na mesma vertente, a Lei nº 8.666/1993, que regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, assim como institui normas para Licitações e Contratos Administrativos.

Assim, de acordo com essa Legislação, e em obediência a esses princípios constitucionais, a execução dos contratos administrativos deve ser acompanhada e fiscalizada por um “Fiscal de Contrato”, que é um representante da Administração Pública especialmente designado, sendo permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição.

Ademais, cumpre assinalar que o exercício da função de “Fiscal de Contrato” está vinculado à 'liquidação da despesa' e também à aplicação de penalidades, institutos que são inerentes a contratos celebrados pela Administração Pública, o que bem os diferencia daqueles acordados no âmbito do Direito Privado.

E é sob esse estrito enfoque que a tarefa do “Fiscal de Contrato” deve ser considerada, sobre a qual se passará a discorrer. (Grifei)

II – O FISCAL DE CONTRATO

Como bem se verifica na Legislação vigente, a fiscalização da execução contratual é obrigatória, a recair sobre um Agente da Administração, designado pelo Ordenador de Despesas (OD), que recebe essa incumbência como uma tarefa especial e com responsabilidade específica. A essa designação, inclusive, deve ser dada a devida publicidade, estar prevista no próprio instrumento contratual ou, pelo menos, formalizada em termo próprio, no qual constarão suas atribuições e competências; sempre com conhecimento do contratado.

Contrapartida, a contratada deverá manter aplicado preposto, aceito pela Administração, no local da obra ou serviço, para representá-la na execução do contrato.

Ainda com relação ao “Fiscal de Contrato”, ponderar para o determinado pela Legislação, onde acompanhar significa estar ao lado; presenciar, enfim, o andamento dos trabalhos na fase de execução, de sorte que esse Agente da Administração defina um método que lhe permita, com visitas incertas, marcar efetiva presença junto à obra, serviço, ou linha de produção.

Já o fiscalizar tem o sentido de fazer diligências junto ao preposto do contratado, recomendar medidas saneadoras, anotar em registro próprio todas as ocorrências relacionadas à execução contratual⁶; determinando, quando for o caso, a pronta regularização das faltas ou defeitos.

Na hipótese de as decisões e providências necessárias ultrapassarem a sua competência, o “Fiscal de Contrato” deverá comunicar a ocorrência imediatamente ao Ordenador de Despesas (OD), sempre com o fito de se buscar a melhor prática contratual.

Com relação à hipótese de “contratação de terceiros” para a assistência à fiscalização, tal consoante, fundado acórdão do Tribunal de Contas da União (TCU), tem caráter eminentemente subsidiária, e tão somente; daí que a responsabilidade última pela fiscalização da execução não se altera com a sua presença, devendo permanecer com a Administração Pública.

O que se verifica, pois, é de que “A responsabilidade do Fiscal pela Fiscalização de um Contrato é pessoal e intransferível”; nisto, a negligência no acompanhamento do contrato denota desídia e falta de zelo com a res pública que, nesse caso, a aplicação de penalidade é “legítima, legal e bem merecida”, mesmo que não haja dano ao Erário.

No mesmo sentido, o prejuízo apurado deverá ser ressarcido ainda que seja reconhecido a boa-fé do responsável. Dessa forma, verifica-se que a culpa – tanto por negligência como por imprudência – é suficiente para ensejar a reparação do dano.

Além do mais, recordar ainda que os agentes que praticarem atos em desacordo com os preceitos desta Lei ou visando a frustrar os objetivos da licitação sujeitam-se às sanções previstas na Lei nº 8.666Lei de Licitações e Contratos Administrativos e nos regulamentos próprios, sem prejuízo das responsabilidades civil e criminal que seu ato ensejar.

 a. Liquidação da Despesa

A liquidação da despesa – segunda fase do ciclo orçamentário (empenho, liquidação e pagamento) – consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito; se constituindo, portanto, na fase mais sensível da fiscalização dos contratos administrativos.

Acerca dessa fase, avulta o papel do “Fiscal de Contrato”, por ser aquele Agente da Administração que irá observar e fazer observar, tanto nos contratos de execução continuada ou parcelada, a exigência da contratada, a cada pagamento, da comprovação da regularidade fiscal para com a Seguridade Social (INSS), a Fazenda Federal, Estadual e Municipal do domicílio ou sede do licitante e o FGTS, além do cumprimentos das obrigações contratuais assumidas e da obrigação de manter-se com todas as condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação, durante toda a execução do contrato.

Essa verificação precedente a cada pagamento é da inteira responsabilidade do Fiscal de Contrato, assim como a imprescindível inspeção física dos locais onde os serviços são executados e também onde os bens estão sendo entregues. Decorre, daí, a relevância de o “Fiscal de Contrato” dever considerar, de forma estrita, que somente devem ser atestados serviços quando houverem sido efetivamente executados em sua perfeição e inteireza. 

Relevante também, assinalar ser irregular o pagamento por obra inconclusa, sem atesto de recebimento do serviço, com atesto aposto em data retroativa, por serviços adicionais não previstos no contrato; pelo quê, desde que comprovada a ocorrência de alguma dessas hipóteses, o “Fiscal de Contrato” poderá ser penalizado. (Grifei)

b. Penalidades Contratuais

Quanto às penalidades contratuais, asseverar que não se pode cogitar a sua aplicação se não houver adequada fiscalização contratual, mormente porque a prerrogativa de aplicar penalidades é inerente à parte pública avençada, mas só poderá ocorrer se devidamente fundamentada. (Grifei)

Por conseguinte, torna-se imprescindível acurada fiscalização contratual, fundada em anotações periódicas e em outros documentos comprobatórios de eventuais ocorrências, a fim de que se possibilite, quando necessário, aplicação de penalidade contratual. Todavia, cumpre não olvidar, nessas circunstâncias, o atendimentos aos princípios constitucionais da ampla defesa e do contraditório.

Por oportuno, destacar que a responsabilidade dos contratados tem natureza subjetiva; logo, se faz necessário provar que houve culpa ou dolo. Ademais, atentar para o fato de que o elenco de punições previsto na Lei nº 8.666/1993 constitui rol exaustivo e não exemplificativo, pelo quê não pode ser ampliado, sob pena de nulidade do processo correspondente.

III – NOTAS CONCLUSIVAS

O que se infere, afinal, é a relevância do labor do “Fiscal de Contrato” que, não sendo efetivo, poderá comprometer – de forma irremediável – todo o trabalho anteriormente executado; seja o referente a confecção de editais, seja o concernente a processo licitatório e contratos da Administração Pública.

Isso posto, exige-se cuidadosa observância da melhor prática, o que haverá de ocorrer por intermédio de criterioso estudo contratual, assim como da Legislação correspondente, concomitante a fiel cumprimento das orientações advindas do Controle Externo e, principalmente, do Sistema de Controle Interno.

Por último, entre outras ações e para melhor atingimento desse fim, recomenda-se – além decontínua Capacitação na matéria aqui considerada – acurada leitura dos Artigos 67 e seguintes da Lei nº 8.666, de 23 de junho de 1993, que consubstancia o aqui contido; no sentido de a Administração Pública acompanhar e fiscalizar o cumprimento das disposições contratuais, técnicas e administrativas, em todo o seu espectro e em consonância com a Legislação ali referenciada.

IV – REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

- CONSTITUIÇÃO da República Federativa do Brasil – CRFB/1988.

- LICITAÇÕES e CONTRATOSADMINISTRATIVOS – Lei nº 8.666/93 e Outras Normas Pertinentes – Coleção Jacoby de Direito Público v.1 – 15ª Edição revista e atualizada – Editora Fórum – 2014.

- AURÉLIO, Dicionário Eletrônico – POSITIVO INFORMÁTICA.

- ALMEIDA, Carlos Wellington Leite de. Liquidação da despesa e aplicação de penalidades (Revista do Tribunal de Contas da União – Ano 43 – número 120 – Janeiro/Abril 2011).

- DI PIETRO, Maria Sylvia Zanella. Direito Administrativo. 23. ed., São Paulo: Atlas, 2010.

- VENOSA, Sílvio de Salvo. Direito Civil. 3. ed., São Paulo: Atlas, 2003.

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